Como criar uma automação de etapa (follow-up)

Mensagens para quem não responde e o que acontece quando o paciente responde, numa etapa do funil.

Atualizado em 11/10/20263 min de leitura

Exemplo: na etapa “Orçamento enviado”, quem não responde recebe uma mensagem 1 dia depois e outra 2 dias depois da primeira. Depois de mais 3 dias sem resposta, vai para “Sem resposta”. Quem responde vai para “Em atendimento”.

Comece
Em Configurações › Automações, clique em Nova automação, escolha Numa etapa, o Funil e a Etapa, e clique em Continuar. Também dá para começar pelo quadro: no menu (⋯) da etapa, clique em Criar automação da etapa.
Mensagens de follow-up
A 1ª mensagem já vem na tela: diga depois de quantas horas ou dias sem resposta ela sai e escolha o modelo de mensagem. Preencha as variáveis; a {{1}} já vem com Primeiro nome. Para mais mensagens, clique em Adicionar mensagem. Também dá para não ter nenhuma: remova a 1ª na lixeira.
Se o paciente responder
Escolha Mover para outra etapa (e qual) ou Deixar onde está. Qualquer resposta conta: texto, áudio, foto ou toque num botão. As mensagens de follow-up param na hora.
Se não responder à última mensagem
Diga depois de quantos dias sem resposta e se o paciente muda de etapa ou fica onde está.
Ative
Confira o resumo e clique em Ativar…. A janela mostra como a 1ª mensagem vai chegar, com os dados de um paciente. Clique em Ativar automação.

Como o tempo é contado

O tempo conta a partir da entrada na etapa ou da última mensagem da clínica para o paciente, o que vier por último.
O relógio fica parado enquanto o paciente está “Aguardando resposta”: a automação espera a equipe responder. Por isso, quem chega por uma mensagem no WhatsApp só recebe o follow-up depois que alguém da equipe responde ou clica em Marcar como resolvido; a espera começa nesse momento.
As esperas são em horas ou dias, de no mínimo 1 hora. Nada sai no instante em que o paciente entra na etapa.
A mensagem que vence fora do horário de envio espera o próximo horário.

Rascunho

Se o modelo ainda está em análise na Meta, clique em Salvar como rascunho: o rascunho não envia nada. Quando o modelo for aprovado, abra a automação, clique em Continuar editando e depois em Ativar…. A ativação não acontece sozinha.

Sem mensagens

Uma automação de etapa pode não ter mensagens e só mudar de etapa quem responder. Por exemplo: em “Faltou”, quem responder vai para “Em atendimento”. Isso vale também para quem já estava na etapa antes.

Mudar depois de ativar

Clique em Editar, mude e clique em Salvar alterações. As mudanças valem da próxima mensagem em diante, e ninguém recebe de novo o que já recebeu. O funil e a etapa não mudam depois de ativar: para outra etapa, crie outra automação.

Comece por um exemplo

Na janela Nova automação, os exemplos, como Follow-up até responder, já preenchem as esperas e sugerem as etapas pelo nome delas. Confira as etapas e escolha os modelos de mensagem. Se ainda não tem o modelo, use Não tem o modelo? Criar modelo de mensagem, sem sair da automação.