Como funcionam as automações

Automações mandam mensagens e mudam pacientes de etapa sem ninguém precisar lembrar. Elas ficam em Configurações › Automações, e só proprietários e administradores criam e mudam automações.

Os dois tipos

• Numa etapa: para quem está numa etapa do funil. Envia mensagens de follow-up para quem não responde e pode mudar de etapa quem responde ou quem nunca responde. Cada etapa tem no máximo uma automação. Veja Como criar uma automação de etapa (follow-up).
• Numa data: uma mensagem antes ou depois de uma data da ficha, como o retorno 3 meses depois da última consulta, ou no dia do aniversário. Veja Como criar uma automação de lembrete.

As mensagens

Em números conectados pela Meta, as automações enviam modelos de mensagem aprovados. Em números conectados pelo QR code, enviam um texto escrito na própria automação, com o nome do paciente e outros dados pelos botões Inserir.

As mensagens saem pelo número de WhatsApp do funil, escolhido em Editar funil, ou pelo número padrão da clínica, se o funil não tiver um. O resumo de cada automação mostra por qual número ela envia.

Horário de envio

As mensagens automáticas só saem nos dias e horários do cartão Horário de envio, no fim da página Configurações › Automações. Uma clínica nova começa com segunda a sexta, das 8h às 18h. Uma mensagem que vence fora desse horário espera o próximo; mudanças de etapa não esperam.

O horário de envio vale para todas as automações, e é diferente do horário de atendimento, que mede o tempo de resposta nos relatórios.

Valem daqui para frente

• Uma automação de etapa acompanha quem entra na etapa depois de ativada. Quem já estava lá não recebe as mensagens, mas, se responder, muda de etapa quando a automação manda quem responde para outra etapa.
• Um lembrete por data vale para os envios que ainda vão chegar: no retorno de 3 meses, recebe quem completar os 3 meses depois da ativação, mesmo que a consulta tenha sido antes.
• Para falar com quem ficou de fora, use uma transmissão. Veja Como enviar uma transmissão.

Quem fica de fora

• Pacientes com a etiqueta “Sem automações”.
• Pacientes que pediram descadastro.
• Pacientes importados de planilha não recebem o follow-up da etapa onde entraram, mas mudam de etapa se responderem, como os outros. Se alguém mudar o paciente de etapa depois, a automação da etapa nova passa a acompanhá-lo. Os lembretes por data valem para eles.
• Quem não tem telefone, ou tem vazia a informação que preenche uma variável da mensagem. O histórico da automação diz por que a mensagem não saiu.

Onde acompanhar

• No quadro, um raio no alto da etapa mostra que ela tem automação. Clique nele para ver o resumo.
• Na ficha, o cartão Automações mostra a próxima mensagem do paciente.
• Na conversa, as mensagens da automação têm em cima “Automação:” e o nome dela.
• Na página da automação, as abas Acompanhando (ou Próximos lembretes) e Histórico, para proprietários e administradores.
• Em Relatórios › Mensagens automáticas, os números de cada automação, também para proprietários e administradores.